Warum Sie den Fachkräftemangel nicht mit Fachkräften beseitigen können

Wer wissen will, wohin es mit dem Fachkräftemangel geht, braucht nur mal in die Berufsschulen schauen. In Potsdam gibt es z.B. derzeit nur eine einzige Kochklasse pro Ausbildungsjahr. Da die Abbrecherquote bei 30-40% liegt, müssen wir damit rechnen, dass 2019 1 Jungkoch auf 4 gastronomische Betriebe kommt! Zusätzlich wandern haufenweise Fachkräfte in andere Branchen ab. So wie bei uns der Top-Schichtleiter, der lieber Pakete unter der Woche ausfuhr als weiter Gäste am Wochenende zu bedienen.

Auch wir waren also voll in der Fachkräfte-Bredouille. Ständig zuwenig Leute. Die Aushilfen verursachten haarsträubende Beschwerden. Wir versuchten immer wieder, Fachkräfte einzustellen. Wenn wir welche fanden, blieben sie meist nicht lange. Wir kamen einfach nicht in die Gänge.

 

Zusätzlich wurden die Fachkräfte durch die Krankmeldungen belastet. Wenn wir normalerweise mit drei Vollzeitkräften arbeiteten, bedeutete eine Krankmeldung gleich 30% Verlust der Team-Arbeitsleistung. Anders ausgedrückt: Die beiden anderen Kräfte wurden 50% über Gebühr belastet! Wie lange sollte das gutgehen?

 

Dann kam der Tag, als es bei uns "Klick!" machte: Wieder einmal war eine Vollzeit-Kollegin eine komplette Woche in der Hauptsaison ausgefallen. Als wir mit dem Rest des Teams die notwendigen Dienstplanänderungen besprachen, brachte es eine Kellnerin trocken auf den Punkt: "Eigentlich brauche ich überhaupt keine Verabredungen mehr zu machen. Ihr ruft mich doch sowieso wieder an, weil irgendjemand ausfällt." Autsch. Und sie hatte vollkommen recht.

 

Minijobber - Entlastung statt Konkurrenz für Fachkräfte

 

Minijobber waren zu dieser Zeit ziemlich unbeliebt bei unseren Festangestellten. Hauptgrund dafür war die nicht ganz faire Mindestlohnregelung, die ungelernte Minijobber mit den vollen 8,83 Euro pro Stunde belohnt, während Festangestellte nach den Abzügen auf gerade mal 6,50 Euro kommen. Und das, obwohl die Festangestellten häufig doppelt oder gar dreimal so schnell arbeiten wie die 18-jährige Schülerin, die vor jedem Abwasch erstmal nach den Spülhandschuhen fragt. Doch den Fachkräften noch mehr zu bezahlen, war für uns finanziell ausgeschlossen. (Brandenburg an der Havel ist nicht die Gegend, wo finanziell Milch und Honig fließen.) Zum Glück sollte sich auch das durch die Umstellung bald ändern.

 

Die Lösung war eine simple Umstellung: Fachkräfte so viel wie möglich, ergänzt durch so viele Aushilfen wie nötig.
 
Nehmen wir mal an, Sie finden partout nicht genügend Fachkräfte - oder Sie können nicht so viele Fachkräfte unter der Woche beschäftigen, wie Sie am Wochenende benötigen würden. In diesem Fall können Sie versuchen, einen Teil Ihres Bedarf mit ungelernten Kräften abzudecken. Z.B. statt einer dritten Vollzeitkraft lieber 4 Minijobber à 10 Wochenstunden. Oder 2 Teilzeitkräfte à 20 Stunden. Natürlich benötigen Sie hier eine längere Einarbeitung. Gleichzeitig stecken hier eine Menge Möglichkeiten für Ihr Team:
  • Mehr Mitarbeiter mit weniger Wochenstunden sind wesentlich flexibler einteilbar. Minijobber wollen häufig nur am Wochenende arbeiten. Also genau dann, wenn Sie sie brauchen und wenn eine Fachkraft auch mal gerne frei hätte.
  • Kurzzeitige Stressphasen können Sie punktgenau abdecken. Sobald es ruhiger ist, geht der Minijobber wieder nach Hause. Für die Fachkraft entfallen Teildienste und sie wird in Stressphasen nicht allein gelassen.
  • Wenn eine Vollzeitkraft krank ist oder Urlaub hat, fehlen Ihrem Team sofort 40 Stunden pro Woche an Arbeitskraft. Bei Minijobbern fällt eine Krankmeldung nicht so stark ins Gewicht.
  • Urlaub für Minijobber müssen Sie zwar genauso bezahlen wie den Festangestellten (Achtung: Der Zoll fragt Ihre Aushilfen danach!), nur geschieht der Urlaubabbau dank der geringen Wochenarbeitszeit buchstäblich nebenbei. (Wenn Sie sich unsicher sind, wie der Urlaub für flexibel arbeitende Minijobber einwandfrei berechnet wird, können Sie unsere telefonische Beratung für einen kurzen effektiven Check nutzen.)
  • Wenn jemand krank wird, rufen Sie grundsätzlich zuerst die Aushilfen an, die der Aufgabe gewachsen sind. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie problemlos jemanden finden, wenn Sie anstatt 1 Vollzeitkraft 4 Minijobber zur Verfügung haben, ist entsprechend hoch!
  • Für Schüler ist ein Minijob ein attraktives Reinschnuppern in eine mögliche Ausbildung.
  • Ältere Aushilfen haben häufig großes Interesse, langfristig in eine Festanstellung zu wechseln. Als zusätzliche Motivation können Sie ungelernte Kräfte unterstützen, nach 4,5 Jahren einschlägiger Berufserfahrung die Ausbildungsprüfungen extern abzulegen. Eine Fachkraft mehr für Sie im Team.
  • Studenten bringen zusätzliche Erfahrungen und Qualifikationen ins Team, die Sie enorm entlasten können. Gemeint sind hier die vielen kleinen Dinge, die immer liegen bleiben. Z.B. die Pflege der Webseite, oder die Preiskontrolle beim Einkauf. Da diese Aufgaben häufig zu klein sind, um eine Firma damit zu beauftragen, bleiben sie gerne am Unternehmer hängen. Ein Minijobber ist hier ein guter Einstieg, endlich Arbeiten abzugeben. Häufig sehen wir, dass langfristig aus dieser stundenweise Beschäftigung eine volle Stelle wird. Und aus den gehetzten Selbst-Und-Ständigen endlich entspannte und erfolgreiche Chefs.
Aber was ist mit der Einarbeitung?

 

 
Der wichtigste Schritt: Holen Sie Ihr Stammteam ins Boot!
 
Für Ihre Fachkräfte bedeutet die Einarbeitung ungelernter Kräfte erstmal eine Menge Mühe. Wichtig ist, dass Sie jeden Schritt dieser Umstellung gemeinsam mit Ihrem Team gehen. Lassen Sie die Mitarbeiter ihre Bedenken offen ausdiskutieren und Alternativen vorschlagen. Notorischen Skeptiker können Sie anbieten, die Sache einfach mal auszuprobieren und die Lage in drei Monaten einmal zu vergleichen.  
 
Für Ihr angestammtes Team lohnt sich die Einarbeitung
  • weil dadurch ihre Freiwünsche am Wochenende schon bald bessere Chancen auf Erfüllung haben.
  • weil die Aushilfen nach voller Einarbeitung die ersten sein werden, die bei einem Ausfall einspringen müssen. Das bedeutet: ruhige freie Tage und sicherer Urlaub für die Festangestellten.
  • weil damit unterbesetzte Schichten schon bald der Vergangenheit angehören.
  • weil es weniger Überstunden geben wird.

Kurz: Aushilfen richtig eingesetzt = Wertschätzung für Ihre Fachkräfte = langfristige Stabilität im Team

 
Der zweite Schritt: Hängen Sie den passenden Wurm an Ihre Angel.
Sie haben Schwierigkeiten, Minijobber für Ihren Betrieb zu finden? Dann schauen Sie sich mal Ihre Stellenausschreibung an. Machen Sie Schluss mit Formulierungen wie "Suche erfahrene und freundliche Servicekraft"! Schließlich muss der Wurm dem Fisch schmecken, nicht dem Angler!
Ein passender "Wurm" könnte z.B. zeitliche Flexibilität sein. Schüler und Studenten wollen zu Prüfungszeiten frei haben und sind unter der Woche vielleicht mal hier und dort verfügbar. Berufstätige Quereinsteiger wollen sich am Wochenende oder abends etwas dazu verdienen.
Überlegen Sie, wen Sie in Ihrer Gegend ansprechen können und stellen Sie die Vorteile genau für Ihre Zielgruppe heraus. In unserem Fall haben wir einen Aushang in der örtlichen Fachhochschule gemacht und betont, dass die Studenten ihre Arbeitszeiten quasi selbst bestimmen können. Da wir dank dieser Ausschreibung auf einen Schlag drei Top Minijobber eingestellt haben, können wir jeden zeitlichen Wunsch problemlos erfüllen.
Bei Schülern kann man den Schwerpunkt auf das Training legen ("Wir bringen dir alles bei, damit du dich später im Studium oder auf deiner Weltreise stets selbst finanzieren kannst. Denn gute Kellner und Köche sind weltweit gern gesehen! Wir sind ein junges Team und freuen uns auf Dich!" Dazu ein wirklich nettes Bild von Ihrem Team mit Unterschrift von jedem Einzelnen. Oder Sie drehen ein Video, in dem Sie die Mitarbeiter erzählen lassen. Hier finden Sie einen Beispiel-Film.
 
Damit auch Sie für Ihren Betrieb und in Ihrer Gegend endlich die richtigen Mitarbeiter finden, geben wir Ihnen gerne maßgeschneiderte Tipps in unserer telefonischen Beratung.
Und dann: Training, Training, Training. 
 
Unserer Erfahrung nach gibt es gerade unter Schülern und Studenten nicht wenige Multitalente, die in erstaunlich kurzer Zeit eingearbeitet werden können. Aber nicht jeder Mitarbeiter ist gut im Einarbeiten. So mancher ist schnell genervt und macht es lieber schnell selbst, anstatt etwas zu erklären. Wählen Sie daher Ihren "Trainingsbeauftragten" mit Bedacht. aus. Notfalls müssen Sie selbst ran. Je mehr das Stammteam verinnerlicht hat, welche Entlastung eingearbeitete Aushilfen mit sich bringen, desto motivierter werden sie an die Sache herangehen.
In unserem Betrieb verdreifachten wir die bisherige Einarbeitungszeit und machten Schluss mit irgendwelchen "Sprüngen ins kalte Wasser". Neue Mitarbeiter tragen auf ihrem Namensschild den Zusatz "im Training". Zusätzlich können Sie nach jeder monatlichen Teambesprechung eine kurze Schulung stattfinden lassen. Je nachdem, was im letzten Monat an Defiziten aufgefallen ist. Davon profitieren auch Ihre Azubis.
Dank des intensiven Trainings sind Ihre Minijobber und auch Ihre Azubis
  • viel schneller und vollwertiger einsetzbar.
  • leistungsbereiter, weil sie durch die Trainings mehr Selbstvertrauen haben und sich wertgeschätzt fühlen.
  • entsprechend motiviert, im Betrieb zu bleiben und diesen an ihre Freunde weiter zu empfehlen.
 
Wie Sie Ihren Fachkräften und Azubis echte Wertschätzung zeigen
 
Wenn wir mal wirklich keine Aushilfe zum Einspringen haben, zahlen wir unseren Festangestellten und Azubis 50% Zeitzuschlag fürs Einspringen am freien Tag. Damit war auch dem letzten Skeptiker im Team klar, dass wir es ernst meinen mit dem Schutz ihrer Freizeit. Dank dieser Regelung fühlen sich unsere Festangestellten und Azubis wertgeschätzt und privilegiert (!) gegenüber den Aushilfen, Mindestlohn hin oder her. Diese Wertschätzung kam so gut bei den Festangestellten an, dass ganz nebenher unser Krankenstand gesunken ist. Tatsächlich müssen wir nur recht selten von dem 50% Zuschlag Gebrauch machen. Denn es gibt ja genügend Aushilfen, die ohne Zuschlag einspringen. 
So sieht es bei uns ein  Jahr seit Beginn der Umstellung aus:
 
Wir arbeiten mit 3-4 Fachkräften und 10-15 Minijobbern. Da wir stark wetterabhängig sind, schicken wir die Aushilfen auch mal nach wenigen Stunden nach Hause oder stocken den Dienstplan kurzfristig auf, was mit Festangestellten nicht so einfach wäre. Wenn jemand krank ist, finden wir in der Regel binnen 20 Minuten einen ausreichenden Ersatz. In den Sommerferien haben wir so viele vollwertige Minijobber, dass die Festangestellten viel häufiger freie Wochenenden und Urlaub bekommen als noch vor einem halben Jahr. Die Aushilfen bleiben lange im Team und empfehlen Bekannten unseren Betrieb. Die Stimmung im Team ist entsprechend gut. Was letzten Endes dazu führte, dass wir den anfangs erwähnten Schichtleiter vom Paketdienst zurückgewinnen konnten.
Das passiert, wenn Sie Aushilfen voll trainieren und wertschätzen
--> Aushilfen sind motiviert, bleiben und entlasten die Fachkräfte.
--> Fachkräfte fühlen sich durch ihre Privilegien wertgeschätzt.
--> weniger Krankenstand, angenehmes Arbeiten für Alle
--> Kostenersparnis ermöglicht bessere Bezahlung / Einspringprämie für Festangestellte und Azubis
--> Weiterempfehlung im Freundeskreis + wiederkehrende Aushilfen (z.B. nach Auslandsjahr)
--> dauerhafte Absicherung gegen Personalmangel
--> Betrieb wird auch für Fachkräfte attraktiver!
Sie finden unsere Idee gut, aber fragen sich, wie Sie so viele Aushilfen finden sollen? Oder wie man sie schnell und effektiv trainiert? Sie möchten wissen, wie man den Urlaub von flexiblen Aushilfen korrekt berechnet? Probieren Sie aus, wie schnell wir Ihnen schon am Telefon helfen können.